Notulen

Jaarvergadering tennisclub Net yn’t net 
12 feb 2015 20:00 uur

Aanwezig:
bestuursleden: Bert, Angela, Betty, Fabian, Boudewijn,Gryt en Wessel

Aantal leden aanwezig: 14

Opening
Bert opent de vergadering. Agenda wordt gepresenteerd

Na de schoonmaak actie waren de banen weer klaar voor een mooi seizoen. de groundsmen worden bedankt. Er is vervolg gegeven aan tenniskids. Alleen de maandag avond konden we vullen met lessers. de toss-avond op de dinsdag was drukker bezocht dan afgelopen jaar. Afgelopen seizoen hebben we een extra dames team opgegeven voor de competitie. De poulecompetitie werd op donderdagavond druk bezocht. Ook de heren enkel op de vrijdag was weer een succes.

Financieel verslag van de penningmeester
We hebben een goed financieel goed jaar gedraaid. Dit komt door dat we als vereniging de stormschade met elkaar hebben aangepakt waardoor niet alle vergoedingen nodig waren.  Cees Piso heeft een groot deel van de stormschade betreft uren voor zijn rekening genomen. De inkomsten uit contributie is hoger dan begroot. De wervingsactie aan het begin van het seizoen heeft daarbij goed geholpen. Helaas zijn er ook al veel opzeggingen binnen voor 2015. Er zijn wat sponsors afgehaakt. Kantine omzet is hoger, mede door verhoging van een aantal prijzen.

De begroting is gemaakt op het huidige leden aantal. Lessen zijn nog begroot. Dit gaat buiten de begroting om, doordat de leden direct bij Protennis betalen. We gaan dit jaar kijken waar we de elektriciteit goedkoper kunnen afnemen. Er zijn extra kosten gemaakt voor het school tennis. Doel is  om nieuwe jeugdleden te werven.

Website
Fabian presenteert het idee om van het boekje af te stappen en in plaats daarvan een website te laten bouwen. Een eigen site is een meerwaarde is voor de toekomst. We hopen dat we vindbaarder zijn dan nu, voor zowel nieuwe leden als sponsoren. Er komt een aparte plek voor de sponsoren op de website met een link naar hun bedrijf. Hoe de sponsoren er mee omgaan weten we niet. Er zullen misschien nieuwe sponsoren bij komen maar er zullen ook sponsoren afhaken.

De kosten bedragen 1680 euro eenmalig. daarna kost het 350 euro aan onderhoud . Daarin zitten de kleine wijzigingen, zoals bijvoorbeeld plaatsen van het kantinerooster. Deze kosten zijn een stuk minder dan de ontwerp- en drukkosten van het boekje. Het voornemen is om het onderhoud ook zoveel mogelijk zelf te doen. We hebben twee bedrijven gevraagd. De keuze is gevallen op Morekop, de ontwerper van ons boekje. Wij hebben rekening gehouden met een beveiligde omgeving op de site voor vertrouwelijke zaken. Ot geeft aan dat er misschien wel subsidie te krijgen is bij sport Friesland. vraag: wie gaat het bijhouden, dat de oude informatie ververst wordt, het bestuur neemt deze verantwoordelijkheid voor zijn rekening. het idee is om iemand binnen de vereniging te zoeken die het gaat bijhouden. Voorzitter vraagt de vergadering toestemming voor de website. Die toestemming wordt gegeven.

Verslag kascommissie
De kascommissie bestaat dit jaar uit Hans Ritzema en Sicco Vogelvanger. Zij hebben dit jaar samen met Fabian de kascontrole gedaan. Een aantal aandachtspunten zijn benoemd: Er is veel contant geld in kas, zowel de kleine kas bij de penningmeester als de kantinekas. Er was onduidelijkheid over waar de kosten geboekt worden. Als voorbeeld kantine kosten de afkoop vd kantine komt op de lopende rek terwijl het kosten/opbrengsten van de kantine zijn. De reden is dat de leden 1 factuur krijgen voor contributie en afkoop. Dit is de lopende rekening, niet de kantinerekening. Echter in het overzicht wordt dit wel degelijk geboekt bij de kantinestaat. De inloggegevens van de bank worden gedeeld met de voorzitter zodat er altijd iemand is die bij de bank kan.

De kascommissie voor volgend jaar wordt vastgesteld. Hans blijft. Sikko geeft het stokje over aan. Jitske Krol.
De kascommissie geeft het advies aan de aanwezige leden om de jaarrekening goed te keuren en decharge te verlenen aan het bestuur. De leden verlenen vervolgens decharge.

Aanpassing contributie
3 jaar geleden besloten dat we jaarlijks de contributie met 2,50 verhogen. Dit is nu het laatste jaar en de contributie komt nu op 90 euro.

Voorstel voor de jeugd t/m 18 jaar: kids betalen alleen de lessen aan Protennis en geen contributie. Het jeugdlid dat niet lest betaalt 25 euro contributie. Voor mensen die het echt niet kunnen betalen zijn er meerdere mogelijkheden voor ondersteuning. Dit voorstel krijgt akkoord van de leden.

Verslagen commissies

Jeugd
Er wordt verslag gedaan van de jeugdactiviteiten in 2014

Sponsoring / pr
We hebbenb 1 afmelding van de firma Foekema. Het bedrijf is gestopt, bedankt voor de sponsoring van de afgelopen jaren. Ook 1 nieuwe sponsor erbij Harry. Angela meld dat zij na 6 jaar stopt als bestuurslid.

Kantine
We hebben relatief goed gedraaid. Wat opvalt is dat de toss avond en de les avond er weinig consumptieverkoop is. Er moet wel goed gekeken naar het kantinedienstrooster. Zoals het er nu uit ziet moeten de leden misschien wel  3x kantine dienst draaien. Wellicht kunnen deze twee avonden vervallen voor de kantinedienst, en moeten we dat anders oplossen.

Competitie
Anne Osinga (competitie leider)

1 competitie team erbij op de dinsdag. Was even spannend i.v.m. de tossavond, en het aantal banen. De dames zijn dit jaar 2e geworden. De herfstcompetitie is anders van opzet geworden. Er werd over 7 avonden verspreid gespeeld. Dit is niet positief uitgevallen. Er spelen dit jaar weer 4 teams voorjaarscompetitie. Verzoek is of het nieuwe dames team de voorjaarsschoonmaak oppakt. Betty gaat in overleg voor deze schoonmaakbeurt.

Onderhoud
Sicco geeft aan dat het buitenschilderwerk nu echt gedaan moet worden. Verlichting is aangepakt begin van het jaar. De groundmen geven aan ook dit jaar weer hub diensten te willen leveren. Er is 1 lamp die na het onderhoud een andere kleur geeft. We gaan dit uitzoeken. We gaan een onderhoudlijst maken voor de komende jaren. Baan 3 speelklaar maken kan worden uitbesteed, of samen met de groundmen.

28 maart is het klussendag. Er komt nog een uitnodiging voor aan de leden.

Privatisering
Bert verteld: De gemeente heeft een bod van 12.100  euro per baan afgegeven. Dit is voor alle tennisverenigingen hetzelfde. Er is dus niet gekeken naar de staat van onderhoud, of de ouderdom van de banen per tennisclub. Voor dit geld kunnen we de banen niet vernieuwen. Dit is wel een voorwaarde voor de privatisering. We besluiten dan ook om hier niet op in te gaan. We blijven wel in dialoog met de gemeente voor vervolgstappen.

Tip van Anne is om de bond nu in te schakelen om aan te geven dat de banen op zijn.

Mededelingen bestuur
Angela gaat zet een punt achter haar werkzaamheden als bestuurslid. Er is nog geen opvolger

Tennisles
Continutennis heeft de afgelopen jaren onze lessen georganiseerd. De laatste 2 jaar zijn we niet tevreden. We hebben besloten begin vorige jaar op zoek te gaan naar een andere tennisschool en zijn uitgekomen bij Protennis. Voordeel is dat lesgelden en organisatie compleet uit handen wordt genomen. Nadeel voor aankomend jaar is dat de lesavond naar de dinsdag moet. De Toss-avond verschuift dan naar de maandagavonnd. Protennis geeft in de regio veel les. Bijvoorbeeld Sneek en Ijlst. Dat kan een voordeel opleveren als er met die clubs iets georganiseerd kan worden. b.v.mixen van lesgroepjes.

De leden gaan akkoord met de nieuwe constructie.

Rondvraag
Durk wil graag meer berichten in de sylbode van onze tennisclub. Hij vind de jeugdcontributie aan de lage kant.

Wessel gaat de schoonmaak/klusdag communiceren.
Gerrit wil beter overleg over te verdelen kantinedienst. Graag op website kijken wat er mogelijk is.. We nemen het mee in het bestuur.

Edward: het vrijdagavond herenenkeltoernooi zorgen Rommert en Edward voor de kantinedienst.

Afsluiting

Bert sluit af met een bijzonder bericht.

Betty zit al 25 jaar in het bestuur van onze vereniging, en wordt benoemd tot erelid van de vereniging.
Gefeliciteerd Betty.

De vergadering sluit 22.30uur